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科技

何謂連動設計?在Excel當中非常重要的結構化設計

哈囉 朋友們大家好今天這支影片主要跟大家來分享在Excel當中非常重要結構化設計我們稱為 連動設計也可以稱為 連結設計都是一樣的首先

我們先來了解何謂連動設計?簡單而言 即是當我將A儲存格的資料進行修改異動時相關B、C、D儲存格能夠達到 資料同步性動作如此

可以減少數據統計上的誤差還有人為必須要進行檢核以及修改的過程這個在Excel當中是非常重要的一門結構化設計的課題所以 在此我們將分成 5大連結設計提供給各位朋友們在實務當中可以進行參考以及規劃應用同時也提供給朋友們在現行的表單作業下可以去思考是否部份性的資料應該要進行 連動設計而不是

單純的複製/貼上處理如此才能夠 減少許多資料因為資料的異動所造成的統計上的誤差還有分析上誤差所以 這即是我們這個主題主要要訴求的一個方向好 首先我們來看一下資料檔的設計結構在此

我們分為兩個工作表一個是上半年度1-6月的相關收支 資料內容第二點 我們來看到上月結存的定義所謂 上月結存簡單而言即是

去年度最後一個月所結存下來的錢你可以視為 就是去年度剩下的錢那麼 即為今年度多出來的錢所以 我們稱為上月結存這即是

2018年12月結存的金額所以 各位看到在此的上月結存的金額我們是以手動的方式輸入實際的金額(意即先盤點一個期初數值)所以 這即是我們所提到的 期初金額值緊接着

我們要進行簡單的幾項統計第1 收入項目各位看到 即是這四個分公司 的四個項目我們要進行 收入小計簡單而言

就是進行加總就可以再來支出項目的部分依序將這四個項目進行支出小計也是進行加總動作最後 這裏的本月結存我們希望能夠做到這樣統計即是 上月+收入-支出這才是當月份結存下來的錢我們所謂 剩下的錢那麼

問題出來了一月份結存的金額是否應該要等於2月份期初的金額簡單而言 即是這兩個儲存格的值 必須要相同那這即是我們 現在要提的相關連動的概念所以

我們先來進行相關 加總計算首先 我為各位演練幾種常見 加總操作技巧這裏

沒有所謂的對與錯全然取決於 各位你的操作習慣只要總計算得出來基本上你的操作程序都是成立的首先我們先來看到正統的操作方式游標停駐在 我所要計算結果的位置這即是 我要統計結果的位置先行定點(游標左鍵一下)定點完成後直接由

常用功能區找尋加總函數各位直接點選系統會自動偵測其數值資料的有效範圍即為我們所見到的B4的值 為起始位置到 B7的值 為終止位置所以

我們看到是起迄範圍沒有問題 確定即可那麼計算一項之後我們可以直接利用黑色控點的位置滑鼠靠近 呈現黑色的十字標記進行左鍵拖拉當然 這樣就可以快速完成一般

所見的加總計算緊接着我們來看到第二類型的加總可以怎麼做呢?常見的幾種 常用的手法第一個 我可以直接將我所要統計的資料範圍選取這些都是

我要進行加總的範圍先行選取所以各位現在選取的範圍即為 儲存格B14:G14的範圍我們稱為 反白區塊選取後 直接進行加總計算即是加總計算各位看到

依序是成立的我們可以來檢核 公式是否正確點選後 直接查看資料列的內容各位看到 起迄的資料範圍為B10:B13的範圍

沒有問題所以 這樣的答案依序是正確的所以 不論你使用是方式一或是 方式二的統計只要答案能夠算得出來沒有所謂的對與錯緊接着

我們要來了解即是 本月結存該項定義本月結存的定義我們剛才有解釋到所要計算的公式 即為上月+收入-支出所以 第一個動作別忘了在進行所有計算前一定要先給

= 並且透過滑鼠直接來點擊我們要的儲存格位址即可所以 第一個儲存格位置即為B2 直接點選各位看到 位址定義自動描述好

=B2+B8-B14完成後 依序確認這即是我們統計出來本月結存金額各位看到 2月上月結存3月的上月結存該項的資料內容目前都沒有數據資料那麼 我們依序可以先將公式安排這一點是沒有問題所以我們只要將這個公式直接進行控點左拖拉複製公式到每個儲存格位置上並且點擊該儲存格來看一下

公式計算是否有正確各位看到 檢核的動作系統依序 自動更動為=C2+C8-C14所以 這個是沒有問題的所以

這一點要跟各位提到一個非常重要的觀念這即是 針對我所要計算的位址現在目前沒有數據各位 會覺得公式可以算嗎 ?

請記得 我們所安排的是儲存格座標的計算與你該儲存格 有沒有數字是完全沒有關係的所以 簡單地說我們的公式

可以預先安排這一點是沒有問題的一旦當我上方的資料開始進行輸入或是編輯的同時別忘了 Excel的特性即在於 結果會自動重新計算所以 請記得

Excel下並沒有規定沒有數字 就不能運算這種觀念這點 各位一定要清楚所以 這裏我們要開始介紹第一個連動主題的設計稱為

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儲存格連結設計所謂 儲存格連結設計簡單而言 就如同現在所見一月份的本月結存這個金額是否應該要等於2月的上月結存各位這麼想 一月剩下的錢是否應該

等於二月多出來的錢同樣的意思二月剩餘的錢 應該等於三月的上月三月結存的金額等於四月的上月 等等所以 我們就可以了解到這兩個儲存格的值必須要具有連動的處理我們不可以直接在這裏看到2046400直接在這裏作輸入不行

我們來做個測試請注意 我們現在講輸入動作是 錯誤的動作這也是最多朋友們設計的語法這樣的錯誤動作錯在哪裏呢?錯在於請問

使用者針對金額輸入錯誤的機率有沒有可能發生?有 所以這個時候將這些數據金額進行改變了例如 這金額我將2改為1我們做個測試各位就會發現到相關的加總有重新計算這個都有重新計算本月結存

也重新計算了但是 這兩個金額並不相符各位就有發現到了這即是我們為什麼要提到連動設計這項主題的重要性所以 這樣的設計是錯的!我們來進行刪除並且將資料異動回標準數值請注意

實務上這樣的數據金額是不能隨時做異動你必須要輸入的是正確金額所以 我們該如何進行連結設計呢?首先我們來看到了一個基礎的語法這此 我們介紹一下基礎的語法游標停駐在儲存格C2的位置第一個動作

先輸入=口語化這麼記 就可以了二月的上月結存等於誰呢?等於1月的本月結存也就是我們所要的儲存格B15值所以 各位只要游標直接點選B15即可完成後

確認各位看到 資料自動連結上來但是 我們來看到這兩個值的差異性首先我們來檢核儲存格儲存的資料內容B15的資料各位看到是運算式公式的運算式但是 C2這個值記錄的是

連結B15位址值那麼 這即是我們所謂儲存格連結設計好 緊接着我們來看到三月的作法依序 我們再示範一次第一個動作

先輸入=再次點選 我所要的儲存格三月的上月結存應該要等於二月的本月結存所以就是=C15的值完成 確認即可各位看到 這樣就具有連動當然

我們不需要一項一項這樣進行計算我們只要進行黑色控點靠近 左鍵拖拉依序即可完成 公式複製各位看到即完成相對位置的複製好 那我們來進行測試當我將

一月數據金額異動同時 各位應該看到它連動設計後的結果應該6月的結存 會有所不同好 我們來做個測試當我的收入項減少了100000例如

我將這個2改為1在確認前 我們來先驗算一下我們是否在結存的資料應該最後 是5863200才對我們來做個確認各位看到 這樣的動作就可以確認1月-6月資料是有進行同步連動設計這才是我們要的

正確語法依序再輸入正確的金額各位看到 數據金額依序有連動所以 這即是我們現在介紹的第一個主題儲存格的連結設計同樣的 你今天要將該儲存格連結到數個儲存格你只要依序剛才的語法都是成立的緊接着

我們來進行下半年度的統計如同 剛才的計算技巧是相同的依序收入項加總我們直接進行運算依序支出項加總本月結存=上月+收入-支出確定即可依序 再行控點左鍵拖拉進行公式的複製緊接着 即是8月的上月結存應該要連結至7月的本月結存所以依序等於儲存格B15的值確定即可

其餘控點拖拉我們曾經提到過Excel下並沒有規定沒有數值資料不可以進行運算我們提到過的因為Excel是採座標計算一旦你有數值資料輸入後其結果即會自動重算所以沒有先跟後的問題

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Av 提斯科

科學決不是一種自私自利的享樂。有幸能夠致力於科學研究的人,首先應該拿自己的學識為人類服務。